− schemat powykonawczy systemu;

− dokumentacja tras kablowych;

− plan rozmieszczenia kamer z naniesioną numeracją zgodną z tą wyświetlaną na monitorze;

− odpowiednie zezwolenia, jeśli kamery czy przewody (światłowody, skrętki) są rozmieszczone poza terenem inwestora (dotyczy to zwłaszcza monitoringu miast);

− spis elementów zastosowanych w systemie, z tym, że ich nazwy muszą być takie same, jakich używa producent lub dystrybutor;

− po jednej karcie katalogowej w języku polskim do każdego typu urządzenia;

− kosztorys;

− instrukcja użytkowania systemu, w tym także przeciwwskazania i wymagania co do konserwacji systemu;

− oświadczenie o zgodności systemu z ustaloną w zamówieniu klasą.

To jest typowy zestaw dokumentacji, ale w konkretnych sytuacjach może się okazać konieczne dopisanie jeszcze innych dokumentów. Podstawową zasadą jest to, aby dowolny fachowiec od alarmów był w stanie system konserwować, naprawiać lub rozbudowywać na bazie dokumentów przekazanych inwestorowi przez wykonawcę.

Nie ma znaczenia, czy firma montująca system zagwarantowała dwu-, czy nawet trzyletnią gwarancję, ponieważ późniejsze wyegzekwowanie zobowiązań jest prawie niemożliwe, a na pewno zajmuje wiele lat straconego czasu i pieniędzy. W praktyce inwestor, który przyjął system bez kompletnej dokumentacji, jest bezbronny. Znam takie przypadki z czasów, gdy byłem biegłym sądowym.

Firmy nie wywiązują się z wcześniejszych ustaleń, a bez dokumentacji nie można zlecić innej firmie konserwacji systemu bez narażenia się na całkowitą utratę gwarancji na system. Do wyjątkowo złej tradycji należy wykorzystywanie przez instalatorów niewiedzy inwestorów na temat kompletności dokumentacji przed podpisaniem odbioru końcowego.